E-mail: dicas de como organizar a caixa de entrada da clínica

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Certamente sua clínica possui um e-mail corporativo ou até mais de um, certo? É por ele que informações importantes chegam, como notas fiscais e laudos de exames, por exemplo. Por isso, é essencialmente importante mantê-lo bem organizado. A fim de não perder nenhuma informação ou deletar sem querer um e-mail de algum cliente.

Entretanto, ainda que não receba muitos e-mails, é difícil manter a caixa de entrada organizada sem padronizar algumas regras. Por isso, separamos 5 dicas bem úteis quando você e sua equipe forem organizar a caixa de entrada dos e-mails da sua clínica odontológica. Continue a leitura!

Aumente a produtividade

Não poderíamos deixar de mencionar que uma caixa de entrada desorganizada toma muito tempo do dia. Uma vez que será necessário dedicar tempo para excluir, responder e encontrar contatos em seu e-mail.

Por isso, é importante que além de determinar períodos do dia para verificar a conta de e-mail, é imprescindível utilizar um AntiSpam.

Assim, defina os horários que você checará o e-mail. Não precisa ser em horários específicos, mas sim uma duração de tempo. Seja a cada meia hora ou de duas em duas horas, por exemplo.

Desse jeito, você e sua equipe não ficarão interrompendo outras atividades para olhar o e-mail. E ao utilizar um bom AntiSpam, as mensagens indesejadas, como propagandas, anúncios e vírus serão barradas pela solução. Isso contribui para diminuir as chances de ataques hacker, além de aumentar a produtividade.

Afinal de contas, serão menos e-mails para deletar ou poluir visualmente a caixa de entrada. Sem falar que as chances de deletar um e-mail importante sem querer diminuem drasticamente.

Segmente e categorize as mensagens

Crie pastas para arquivar as mensagens recebidas. Faça o mesmo com mensagens enviadas. Utilize critérios ao implementar as pastas e personalize com cores.

Por exemplo, aconselha-se criar pastas conforme o setor. Assim terá pasta para financeiro, jurídico, marketing, compras, etc. E para cada pasta atribua uma cor, se possível. Dessa forma, fica mais fácil identificar para onde a mensagem deverá ser alocada após recebida e respondida. Outro ponto positivo de organizar por pastas, é que caso precise procurar por um e-mail específico, será mais fácil de achá-lo.

Respostas pendentes

Sabe aquele e-mail que chegou, mas que não será possível responder ainda? Pois sua equipe está aguardando um laudo ou a nota fiscal para conseguir responder o e-mail?

Pois bem, aproveite a dica anterior e crie uma pasta para os e-mails que estão aguardando resposta. Ou seja, que estão pendentes. Dessa forma, sua caixa de entrada ficará mais clean e será mais fácil localizar os e-mails que ainda não tiveram resposta.

Só fique muito atento e crie a rotina de conferir pelo menos uma vez ao dia a pasta de respostas pendentes. Isso, para que não caia no esquecimento e acabe devendo resposta para outras pessoas. Após concluída a resposta de algum desses e-mails, sempre os direcione para as suas respectivas pastas.

Delete os e-mails desnecessários

Mesmo utilizando um bom AntiSpam, um e-mail indesejado ou outro podem passar de vez em quando, até o filtro do AntiSpam entender que aquilo se trata de Spam e o elimine automaticamente.

Por isso, tenha o hábito de excluir as mensagens desnecessárias, sejam elas promoções ou newsletter que não quer mais acompanhar. Se não quer receber mais e-mails de newsletter, cancele sua inscrição imediatamente.

Dessa maneira, a caixa de entrada ficará mais limpa e visualmente mais fácil de identificar novas mensagens.

Cuidado sempre quando for clicar em links suspeitos ou até abrir mensagens cujo destinatário você desconheça.

Muitas investidas cibercriminosas são feitas através do e-mail. Por isso, oriente sua equipe a fazer o mesmo. Pessoas mal intencionadas estão a espreita buscando formas de roubar senhas ou infectar o computador alheio com vírus. O intuito é o sequestro de dados e informações confidenciais. Fazem isso, para posteriormente exigir quantias exorbitantes para devolver os acessos.

Por isso, invista em backup das informações dos seus sistemas e pacientes. Pois com o backup, você consegue dar continuidade ao seu negócio, caso alguma catástrofe ou perda de dados acontecer.

Defina uma ordem de prioridade

Quando o objetivo é que a caixa de entrada fique organizada, deve-se definir uma ordem de prioridade dos e-mails que chegam. Ou seja, defina quais são urgentes e merecem respostas mais rápidas e quais podem aguardar um pouco.

Opte por tentar responder sempre no mesmo dia, respeitando a ordem estabelecida. Dessa forma, você e sua equipe não vão acumular uma grande quantidade de e-mails na caixa de entrada e a chance de ficar algum sem responder ou ser alocado para a pasta de pendências diminui.

Gostou das sugestões? Comece a aplicá-las na rotina da sua clínica odontológica e veja como a caixa de entrada ficará mais organizada e o dia-a-dia será mais produtivo.

Artigo produzido por Maria Alice Ferreira – Criadora de Conteúdo no grupo Brasil Cloud.

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