Como organizar o caixa de um consultório odontológico

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Certamente quem possui uma empresa já se deparou com a seguinte situação: como fazer para organizar o caixa? Ainda mais em casos específicos como quem possui um consultório odontológico, por exemplo.

Sendo assim, este artigo tem como objetivo explicar tudo e mais um pouco sobre o que é preciso fazer para organizar o caixa de um consultório odontológico.

Por que organizar o caixa de um consultório odontológico?

Primeiramente é preciso entender a importância de ter um caixa organizado. Essa tarefa trata de fazer o controle e registro das movimentações financeiras.

Isso deve ser feito de forma diária, semanal e/ou mensal de acordo com a rotina pré-estabelecida e a necessidade do consultório. Para além da demanda e volume de informações.
É de suma importância fazer anotações de todo e qualquer dinheiro que vier a entrar. Por exemplo: as consultas, exames e procedimentos realizados.

Mas além disso, o que sai também demanda registro. Despesas como pagamentos de contas de água, luz, telefone, internet, aluguel, salário, etc.

Assim é possível estruturar gráficos que irão mostrar a diferença entre as receitas e despesas, o que está sobrando ou até mesmo faltando.

A organização de um caixa é sem dúvidas a maneira de controlar todos os gastos dentro de um consultório.

E não é algo complicado de ser feito, aliás pelo contrário é simples e prático. Mas demanda disciplina.

Como começar a organizar?

Para organizar o caixa de um consultório é interessante saber que as anotações feitas podem estar registradas de forma manual em um livro caixa ou em um planilha de controle de receita e gastos.

A forma manual é aquele famoso livro caixa, onde deve ser anotado qualquer alteração. É bom lembrar que deste modo o trabalho se torna bem repetitivo e totalmente operacional, gerando uma certa dificuldade para interpretação dos dados.

Já em relação a tecnologia, a organização acontece geralmente por meio de planilhas de Excel ou ainda por meio de um software específico para gestão financeira do seu negócio.

Seja de forma manual ou tecnológica é de extrema importância que a organização de um caixa numa clínica venha ser uma atividade rotineira, se tornando parte dos processos da empresa.

Separe entradas e saídas

Como citado anteriormente, é interessante fazer anotações das entradas e saídas de dinheiro de uma clínica odontológica. E após isso, é essencial fazer uma separação do que é entrada, e o que é saída de recursos.

Só para exemplificar, as entradas serão os recebimentos de consultas, dos planos de saúdes, raio X, entre outros. Já relacionado as saídas serão os pagamentos de contas como aluguel, internet, água, energia, telefone, entre outros.

Dessa maneira, conseguirá organizar e entender exatamente como anda as receitas e despesas do consultório. Assim também, conseguirá verificar o que está tendo maior ou menor retorno, o que tem sido rentável ou com pouca rentabilidade ou até mesmo nenhuma.

Possibilitando analisar a viabilidade do negócio e a tomada de decisões que impulsionam a lucratividade.

Separe as contas pessoais das contas do consultório odontológico

Primordialmente, é de extrema importância que haja a separação das contas relacionadas do dono do consultório e do consultório. Ou seja, é preciso que separe as contas pessoais das que são relacionadas a área profissional.

Quando não há esse tipo de separação você dificilmente entenderá o que tem sido lucro do consultório de forma incisiva. E por outro lado, não saberá quanto tem gastado com a empresa e com o pessoal.

Esse e outros erros precisam ser evitados, pois diminuem a viabilidade do seu negócio.

Organize por categorias

Essa organização por categorias deve ser feita de maneira que possa identificar qual a procedência de cada transação feita. Assim sendo, saberá a vazão exata dos recursos e ainda o quanto recebe e gasta por cada transação que ocorre no consultório.

Devido a isso, é que todas as transações devem estar de forma obrigatória no fluxo de caixa, o qual cada uma será representada por um nome. Sem esquecer que já haverá a categoria de entrada e saída.

Faça planejamento a curto e longo prazo

Com a organização do caixa fica mais simples e prático realizar o planejamento seja de curto ou longo prazo.

Assim fica mais fácil avaliar diferentes cenários e se preparar para crises e adversidades que afetem o negócio.

Podendo ainda estipular quais serão os ganhos e gastos mensais, a fim de fazer comparação com o que foi planejado e se concretizou. Pois assim saberá quais foram exatamente as despesas que não estavam no planejamento, e procurar fazer com que elas possam ser evitadas.

Faça uma avaliação do capital de giro da clínica odontológica

Quem possui uma clínica de odontologia deve sempre analisar se cada serviço prestado teve ou não o retorno esperado. E aí partir daí avaliar as ações que podem levar ao alcance das metas.

Outra possibilidade é adaptar a carteira de serviços ofertados, ou o reajuste de determinados valores para garantir a manutenção saudável do negócio.

Assim é mais fácil de entender por que também é importante fazer a verificação e organizar o caixa. Sem isso feito periodicamente, se torna muito mais complicado fazer a avaliação correta do capital de giro, ainda mais quando se trata de um serviço tão importante.

Tente antecipar os recebimentos e pagamentos

Faça o possível para antecipar os recebimentos e pagamentos porque são eles que auxiliam para que não haja muitas surpresas, fora que ajudam muito na saúde financeira das clínicas de odontologia.

Em relação aos pagamentos pode-se antecipar as contas fixas como aluguel, água, luz, telefone, internet. Mesmo que ocorra algumas variações, essas são essenciais e já sabe que estará lá no caixa como despesa.

No caso dos recebimentos é tentar com que os valores dos pacientes sejam feitos próximo ou até mesmo antes das contas a pagar. Porquê dessa forma já se avalia quanto haverá pago realizando os pagamentos.

E consequentemente evita-se juros e multas por decorrência de atrasos nas contas a pagar.

Use planilhas automatizadas

Quando se fala da área financeira, ainda mais em serviços tão importantes como a de uma clínica odontológica, a ferramenta certa para trabalhar com isso, são as famosas planilhas.

Mas imagine só, poder automatizar esse serviço e tornar ele mais simples, rápido e prático.
Pois bem! Isso é possível por meio de softwares de gestão financeira que em geral fazem essa automação das planilhas. Facilitando assim a vida de quem precisa trabalhar com várias planilhas.

E aí entenderam bem porque é tão importante que se organize o caixa das clínicas de odontologia? E você que possui uma clínica já está com o seu caixa organizado? Se ainda não, procure organizá-lo e nos conte quais foram as melhorias que essa organização trouxe e se precisar pode contar com a Daexe a sua assessoria executiva.

Por Rafaela de Souza Batista

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